Rekisteri- ja tietosuojaseloste (lastenleiri-ilmoittautuminen, kesä 2025)

Tämä on Kuopion helluntaiseurakunnan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on laadittu 15.5.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Kuopion helluntaiseurakunta, Vuorikatu 29, 70100 Kuopio.

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Miia Nikkanen, Vuorikatu 29 70100, toimisto@eelim.net.

3. Rekisterin nimi

Lastenleiri-ilmoittautumisrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön todennettu suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on leirille ilmoittautumisen sekä leirijärjestelyjen kannalta välttämättömien tietojen hankkiminen leirille osallistuvien lasten sekä huoltajan yhteystietojen osalta.

Lapsen nimeä ja syntymäaikaa kysytään lapsen yksilöimistä sekä lapsiryhmien iänmukaista muodostamista varten.

Lapsen terveydentilaa, erityisruokavaliota sekä mahdollisia lääkityksiä koskevat tiedot kerätään ainoastaan tarvittavilta osin lasten turvallisuuden takaamiseksi leirin aikana.

Huoltajan sähköpostia kysytään ennen leiriä lähetettävän infokirjeen sekä leirin jälkeen lähetettävän palautelomakkeen saattamiseksi ilmoittautumisesta vastaaville henkilöille. Lisäksi sähköpostiosoitteita voidaan tarvita peruutusilmoituksen lähettämistä varten, mikäli leiri peruuntuisi.

Huoltajan puhelinnumeroa voidaan tarvita, mikäli kotiin on tarvetta ottaa yhteyttä ennen leiriä lapsen leirille osallistumiseen liittyvien lisätietojen kysymistä varten, leirin aikana tai sen jälkeen.

Tietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen.

Kuopion helluntaiseurakunta tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 679/2016) sekä henkilötietolain (523/1999) mukaisesti.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan ainoastaan leiri-ilmoittautumisen yhteydessä annetut tiedot.

Tietoja säilytetään 15.8.2025 saakka, jonka jälkeen ne poistetaan rekisteristä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Lapsen ilmoittautumisesta vastaavat huoltajat ilmoittavat kerättävät tiedot itse ja vastaavat tietojensa oikeellisuudesta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille eikä luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Links:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679#d1e2144-1-1